Internationale Anwaltskanzlei CMS erstellt mobile Wissensmanagement-App für 1.500 Anwälte mit OutSystems

Die internationale Top-10-Kanzlei CMS nutzte verschiedene Legacy-Systeme, die es der Organisation erschwerten, als Einheit zu agieren. Als die Corporate/M&A-Abteilung der Kanzlei das IT-Team bat, ein neues globales Kollaborationstool zu entwickeln, fiel die Entscheidung auf OutSystems. Die mobile App „My CMS“ konnte in Rekordzeit bereitgestellt werden. Den Mitarbeitern fällt es nun leichter, die Expertise und die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit brauchen. Mittlerweile wird OutSystems in mehreren Projekten eingesetzt, um die digitale Transformation der Kanzlei zu beschleunigen. Dazu zählt auch die Bereitstellung innovativer mobiler Apps für Kunden.

 

17 Mitgliedskanzleien und 75 Standorte

17 Mitgliedskanzleien und 75 Standorte

Über 8.000 vorgesehene Anwender der neuen mobilen App

Über 8.000 vorgesehene Anwender der neuen mobilen App

5 Monate bis zur Bereitstellung von „My CMS“

5 Monate bis zur Bereitstellung von „My CMS“

Nun auch Bereitstellung von mobilen Apps für Kunden

Nun auch Bereitstellung von mobilen Apps für Kunden

Hélder Santos
„Wir haben OutSystems für ein erfolgreiches internationales Projekt eingesetzt und beginnen nun OutSystems zu nutzen, um die digitale Transformation der Kanzlei zu beschleunigen, das Geschäft zu globalisieren und zu integrieren und Kunden mehr zu bieten.“Hélder Santos, Digital and IT Director, CMS Legal

Legacy-Systeme erschwerten es CMS, als Einheit zu agieren

Herausforderung – CMS ist eine der zehn größten internationalen Anwaltskanzleien. Die Kanzlei ist in 70 Städten in 43 Ländern vertreten und verfügt über 75 Standorte weltweit. Durch eine Reihe von Fusionen – unter anderem die Zusammenführung von CMS, Nabarro und Olswang im Jahr 2017 – hatte CMS eine sehr heterogene IT-Landschaft. Aufgrund verschiedener Legacy-Systeme war es für CMS schwierig, als Einheit zu agieren. Um sowohl das anhaltend schnelle Wachstum zu unterstützen als auch weiteren Mehrwert für Kunden zu bieten, musste die Kanzlei Ressourcen bündeln und Innovationen beschleunigen.

CMS Legal Services ist das zentrale Dienstleistungszentrum der Kanzlei mit Sitz in Frankfurt. Seine Aufgabe umfasst die Bereitstellung von Technologiedienstleistungen und Lösungen, um organisatorische Veränderungen und Geschäftsinnovationen zu ermöglichen. Die Integration und Standardisierung der Systeme und Prozesse der Kanzlei sind hierbei von zentraler Bedeutung.

In der Vergangenheit stützte sich die IT von CMS meist auf angepasste Standard-Applikationen. Die Entwicklung bzw. Anpassung folgte dem Wasserfallmodell. Auch wenn die IT in der Fähigkeit, das globale Geschäft zu unterstützen, erhebliche Fortschritte erzielt hatte, war in Sachen Agilität noch viel zu tun.

„Wir waren bei der Bereitstellung von Lösungen zu langsam. Das lag zum Teil an mangelnder Standardisierung und einem geringen Grad an Wiederverwendung. Allzu oft führte dies nicht nur zu einer langsamen Bereitstellung, sondern auch zur Einführung von Systemen, die schwer anzuwenden, zu reproduzieren und zu verändern waren.“Hélder Santos, Digital and IT Director, CMS Legal

2018 forderte die Corporate/M&A-Abteilung Santos’ Team auf, eine mobile Applikation bereitzustellen, die Mitarbeiter dabei unterstützt, relevantes Fachwissen zu finden und die internationale Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern. Bis dato war eine maßgeschneiderte Lösung im Einsatz, der jedoch eine begleitende mobile App fehlte und die vergleichsweise schwer zu nutzen und zu verbessern war.

OutSystems bietet eine Plattform für Innovationen

Lösung – Santos kannte OutSystems aus früheren Projekten als IT Director für CMS in Portugal und wusste, dass ein Low-Code-Ansatz die Agilität steigert und dabei hilft, die Probleme der langsamen Bereitstellung, begrenzten Wiederverwendung und schwer veränderbaren Implementierungen zu überwinden.

Nach einer Ausschreibung entschied sich CMS für die OutSystems-Plattform, um die neue mobile Applikation zu erstellen. Das wichtigste Auswahlkriterium war für Hélder Santos die Flexibilität: „OutSystems bietet uns eine Plattform, die wir für eine ganze Reihe von Web- und Mobile-Entwicklungsprojekten nutzen können. Im Vergleich zur manuellen Programmierung ist sie flexibler und erleichtert die Wiederverwendung und Replikation von Lösungen sowie die Integration mehrerer Datenquellen.“

Im Januar 2019 legte CMS die folgenden Ziele für die neue Applikation fest:

  • Benutzer sollen Partner und Anwälte anhand einer Vielzahl von Kriterien wie Standort, Fachkenntnisse, Branche und Sprachen finden können.
  • Die App soll über Publikationen, Events, Rankings, Newsletter, Panel-Vereinbarungen und Transaktionen informieren.
  • Gewährleistung von Datenverfügbarkeit, Datenschutz und Sicherheit.
  • Zugang jederzeit und überall – über das Web oder eine mobile App.
  • Erstklassige Nutzererlebnisse, unabhängig von Gerät oder Bildschirmformat.

Dabei stellte sich auch heraus, dass die App eine Backend-Integrationsschicht benötigt, um eine Verbindung zu mehreren organisationsweiten Informationsquellen wie Intranet, Website, Active Directory und mehr herzustellen.

Noesis
Channel-Partner

Jade Eli hat vier Schwerpunkte: 1. OutSystems Low-Code-Technologie 2. Blockchain-Implementierung 3. KI für Unternehmen 4. Entwicklung der Gamifizierung für Geschäftsprozesse. Dies ermöglicht es uns, die Bedürfnisse unserer Kunden zu unterstützen.

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Mobile-First-Lösung verbindet Kollegen mit der Expertise und dem Wissen, das ihre Arbeit erfordert

Ergebnisse – Binnen fünf Monaten hat CMS in Zusammenarbeit mit zwei Entwicklern des OutSystems-Partners Jade Eli die Mobile- und Web-Applikation „My CMS“ für die 1.500 Anwälte der weltweiten Corporate/M&A-Abteilung entwickelt und eingeführt. Die App wurde mit Begeisterung angenommen, erzählt Santos.

„Das Feedback ist positiv – die Anwender schätzen das moderne Erscheinungsbild und dass sie die gesuchten Informationen oder Fachkenntnisse so einfach finden. Auch für Content-Ersteller wie z. B. Marketing-Mitarbeiter ist es viel einfacher, die verantworteten Inhalte einzugeben und zu verwalten. Die Informationen sind dadurch aktueller.“

CMS erwartet, dass die App auch in anderen Abteilungen der Kanzlei eingeführt und schließlich von über 8.000 CMS-Mitarbeitern weltweit genutzt wird. Darüber hinaus überträgt CMS mehrere andere Dienste auf OutSystems, darunter SharePoint, eine Wiki-Plattform und diverse manuelle Prozesse. Dadurch erwartet die Kanzlei geringere Software-Lizenzkosten.

Nach dem Erfolg von „My CMS“ nutzt das IT-Team OutSystems auch für kundenorientierte Entwicklungsprojekte. Der „Data Breach Assistant" zum Beispiel liefert Kunden eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie im Fall einer Verletzung der Datensicherheit vorzugehen ist. Das korrekte Verhalten von Mitarbeitern ist in entsprechenden Situationen von zentraler Bedeutung, um Gesetze einzuhalten. Die App hilft Kunden, nicht-konformes Verhalten zu vermeiden, und reduziert so das Risiko hoher Geldstrafen.

Ausblick

Der Erfolg des „My CMS“-Projekts hat in der gesamten Kanzlei einen großen Enthusiasmus für ähnliche Web- und Mobile-Entwicklungsprojekte hervorgebracht.

Nach der Entwicklung der Backend-Integrationsschicht mithilfe von OutSystems erwartet CMS zudem, dass der Ansatz weiter ausgedehnt wird. Santos erklärt: „Wir haben bewiesen, dass sich OutSystems zur Integration unserer verschiedenen IT-Systeme einsetzen lässt. Durch die Nutzung und Erweiterung dieses Backends gehen wir davon aus, dass wir zukünftige Entwicklungsprojekte für Web und Mobile noch schneller umsetzen können.“

Längerfristig sieht CMS die Erstellung einer Enterprise-Referenzarchitektur vor, um die digitale Transformation von CMS zu unterstützen. OutSystems soll eine zentrale Rolle dabei spielen und sicherstellen, dass diese Architektur CMS die nötige Agilität verleiht, um Innovationen auch in Zukunft schnell umzusetzen.

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