TX Group entwickelt komplexe Abrechnungsplattform zur Rechnungsstellung 3x schneller

Die Herausforderung

Altes Abrechnungssystem ersetzen, Risiken reduzieren, Effizienz steigern

Die TX Group ist eine führende Mediengruppe im DACH-Raum und Eigentümerin von Marken wie Tamedia, 20 Minuten, JobCloud und TX Ventures. In der Vergangenheit hat das Unternehmen ein Abrechnungssystem eines Drittanbieters betrieben, das den wachsenden Anforderungen nicht mehr gerecht wurde. IT-Audits identifizierten wiederholt potenziell kritische Risikofaktoren, während der Monatsabschluss zunehmend problematisch wurde.

Die Forderungsprozesse liefen über sechzehn unterschiedliche Geschäftseinheiten, die Kunden in mehreren Ländern betreuten und dabei jeweils individuelle, durch lokale Vorschriften bedingte Anforderungen erfüllen mussten. Diese Komplexität führte zu Engpässen, die das System überforderten und häufig nur durch externe Spezialisten behoben werden konnten.

Aufgrund der geringen Flexibilität des Systems ließen sich viele Änderungsanforderungen nicht zeitnah umsetzen. Erweiterungen wurden entweder ganz abgelehnt oder verzögerten sich durch lange, unzuverlässige Entwicklungszyklen.

Eine Weiterentwicklung des bestehenden Systems war keine Option mehr. Sie wäre langsam, teuer und ineffizient gewesen und hätte eine starke Abhängigkeit von externem Know-how bedeutet. Zudem hatte der Anbieter bereits angekündigt, die Plattform langfristig nicht weiter zu betreiben. Um diese Herausforderungen zu bewältigen und das Abrechnungssystem zu modernisieren, musste die TX Group die Verantwortung übernehmen und eine Eigenentwicklung realisieren.

Die Lösung

Modulare Abrechnungsplattform auf OutSystems für schnelle, sichere Modernisierung

Im Anschluss an einen Vision-Workshop, in dem Machbarkeit, Stabilität, Geschwindigkeit und Kosten bewertet wurden, entschied sich die TX Group für OutSystems als Plattform zur Weiterentwicklung ihrer Abrechnungsprozesse. Ausschlaggebend waren die hohe Entwicklungsgeschwindigkeit und die nahtlose Integration in das Finanz-ERP Workday. Das Team kam zu dem Schluss, dass sich fachliche Anforderungen iterativ umsetzen lassen, ohne Kontrolle über Architektur, Qualität, Effizienz und Sicherheit zu verlieren.

Die OutSystems Professional Services begleiteten die Implementierung der Rechnungsplattform und brachten Senior-Expertise in den Bereichen Usability, Frontend-Entwicklung und Architektur ein.

Das Ergebnis ist eine vollständig neue Plattform, die den gesamten Rechnungsprozess abbildet und gleichzeitig Performance, Skalierbarkeit und Nutzererlebnis deutlich verbessert.

Ein zentrales Abrechnungsportal stellt heute Dashboards für operative Steuerung, Analysen, Administration und Reporting bereit. Die Lösung basiert auf einer modularen Architektur mit klar abgegrenzten Komponenten für Validierung, Workflows, Vorlagen, Zahlungen, Buchungen, Ausgaben und Integrationen. Jedes Modul erfüllt eine klar definierte Funktion und lässt sich einfach warten, austauschen und skalieren.

Von Projektstart über die Sprint-Entwicklung bis hin zu Produktion und finalem Go-live dauerte die Umsetzung rund sieben Monate – und damit dreimal schneller als beim Vorgängersystem.

Die neue Abrechnungsplattform wurde inzwischen um agentenbasierte KI erweitert. Mit der OutSystems Agent Workbench entwickelte und implementierte die TX Group einen KI-Agenten, der Rechnungsdaten analysiert und bei Bedarf menschliches Eingreifen vorschlägt. Tritt ein Problem auf, prüft der Agent automatisch die Protokolle, rekonstruiert den Ablauf, identifiziert mögliche Ursachen und liefert konkrete Handlungsempfehlungen.

Ergebnisse

Stabiler Monatsabschluss, KI-gestützte Effizienz und wöchentliche Verbesserungen

Das neue, KI-gestützte Abrechnungssystem hat den Monatsabschluss bei der TX Group grundlegend verändert. Das Forderungsmanagement verfügt nun über einen vollständigen Überblick über Ausnahmen und Fehler und kann Probleme eigenständig lösen, ohne externe Unterstützung einzubeziehen.

Neue Funktionen werden wöchentlich umgesetzt, sodass die Geschäftseinheiten zeitnah und verlässlich von Verbesserungen profitieren. Gleichzeitig fallen seit der Umstellung keine variablen Servicekosten mehr an, und die Wartungskosten liegen deutlich unter dem bisherigen Niveau. Dadurch ergeben sich jährliche Einsparungen in Höhe von mehr als 160.000 Euro.

Der erste KI-Agent zeigt bereits messbare Wirkung: Manuelle Analysen werden deutlich reduziert, Probleme schneller behoben und die Transparenz erhöht. Aktuell prüft das Team weitere Einsatzmöglichkeiten der OutSystems Agent Workbench, um Prozesse noch stärker zu automatisieren.