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Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bezeichnet die Substitution von Menschen durch Maschinen bei der Ausführung einer Abfolge von Tätigkeiten. Der Begriff wird häufig im geschäftlichen Kontext verwendet, um die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu beschreiben, bei der Softwareprogramme bestimmte Aktivitäten innerhalb eines modernen, digitalen Unternehmens ausführen.
Der Bereich der Prozessautomatisierung kann sehr breit gefächert sein. Viele Unternehmen beginnen mit der Automatisierung einfacher Support- oder Abteilungsprozesse, wie z. B. der Datenerfassung und Ausgabengenehmigung. Andere automatisieren komplexere, funktionsübergreifende Aktivitäten und nutzen fortschrittliche Technologien zur Abwicklung ereignisgesteuerter, unternehmenskritischer Kerngeschäftsprozesse.
Sie können Software zur Prozessautomatisierung, Software-Roboter (Bots) sowie Software-Skripte verwenden, um Aspekte Ihres Unternehmens auf verschiedene Weise zu automatisieren. Ein einfaches Beispiel ist die automatische Weiterleitung von Kundenanfragen an den richtigen Servicemitarbeiter. Ein komplexeres Beispiel wäre etwa der Einsatz von KI zur Erstellung einer Liste ausgewählter Kandidaten für eine offene Stelle.
Der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und Business Process Management
Business Process Management (BPM) ist die Praxis der Gestaltung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Elementen eines Unternehmens oder einer Geschäftsfunktion. BPM ist sehr weit gefasst und betrachtet das Verhalten von Menschen, Informationen und Systemen.
Die Prozessautomatisierung hat dagegen einen engeren Fokus. Ihr Anwendungsgebiet ist die Automatisierung von Elementen innerhalb dieses Prozesses. Ein Unternehmen bzw. eine Unternehmensfunktion kann viele verschiedene Prozesse ausführen. Einige dieser Prozesse können automatisiert sein, müssen es aber nicht. In vielerlei Hinsicht schafft BPM den Rahmen für Automatisierungsstrategien und entsprechende Investitionen. Zudem stellt sie sicher, dass diese die vereinbarten Geschäftsstrategien unterstützen.
In diesem Artikel
- Der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und Business Process Management
- Beispiele für Prozessautomatisierung
- Prozessautomatisierung vs. Robotic Process Automation
- Vorteile der Prozessautomatisierung
- Best Practices für die Implementierung von Prozessautomatisierung
- Herausforderungen bei der Implementierung von Prozessautomatisierung
- Sie suchen die richtige Lösung für die Automatisierung Ihrer Prozesse?
Beispiele für Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung funktioniert am besten in großem Maßstab. Mit anderen Worten: Je umfangreicher, zeitaufwändiger und manueller eine Aufgabe ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie von ihrer Automatisierung profitieren. Dass ein Unternehmen eine einzelne Tätigkeit oder einen kleinen Prozess automatisiert, ist deshalb unwahrscheinlich.
Hier sind einige Anwendungsfälle für die Prozessautomatisierung, die ihre Vielfalt veranschaulichen:
- Buchhaltungs- und Finanzprozesse
- Terminplanung und -verschiebung
- Verträge und Einwilligungserklärungen
- Datenerfassung, Analyse und Risikobewertung
- Dokumentenmanagement
- E-Mail-Marketing und Social Media
- RSVPs für Events
- Anträge auf Finanzhilfe und Zuschüsse
- HR-Registrierung und Onboarding neuer Mitarbeiter
- Auftragsbearbeitung und -ausführung
- Aufnahme von Patienten und Überweisungen
- Performance-Management
- Bestellungen und Anforderungen
- Personalbeschaffung
- Immatrikulation und Registrierung von Studenten
- Anträge auf Arbeitsbefreiung
- Zeit- oder Anwesenheitserfassung
- Reiseanträge
Prozessautomatisierung vs. Robotic Process Automation
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Art der Prozessautomatisierung, bei der Softwareroboter zur Ausführung von regelbasierten Aufgaben eingesetzt werden. Diese Bots imitieren menschliche Aktivitäten, wie das Extrahieren von Daten aus Bildschirmen oder Versicherungsformularen. RPA wird oft fälschlich als eine Form der künstlichen Intelligenz (KI) bezeichnet. RPA verwendet strukturierte Eingaben und Logik. Somit folgt RPA nur dem, was vorgegeben ist. KI dagegen verwendet unstrukturierte Eingaben und entwickelt ihre eigene Logik.
RPA wird jedoch zunehmend mit KI-basierten Automatisierungswerkzeugen gepaart, die über kognitive Fähigkeiten verfügen. Dadurch werden Funktionen wie das Erkennen natürlicher Sprache und das „Lesen“ unstrukturierter Daten hinzugefügt. Die entsprechenden Bots können dann dazulernen und Aufgaben mit höherer Genauigkeit ausführen. Durch den Wegfall menschlicher Faktoren wie Müdigkeit oder fehlender Übung kann RPA auch die Fehlerquote deutlich senken. In Branchen wie dem Finanzdienstleistungssektor ist RPA bereits weit verbreitet. Hier wird sie eingesetzt, um stark papierbasierte Aufgaben zu automatisieren.
RPA zielt nicht darauf ab, Aufgaben innerhalb einer Applikation oder Geschäftslogik zu verändern. Die Automatisierung erfolgt auf der Ebene der Benutzeroberfläche. Dadurch ist RPA oft der schnellste Weg zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Darin liegt zugleich auch eine ihrer Schwächen: Wenn Sie einen schlechten Prozess haben, ändert RPA den Prozess oder die Geschäftslogik nicht. Sie bringt Sie einfach schneller oder mit größerer Effizienz zu einem zwangsläufig schlechten Ergebnis.
Vorteile der Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung ist eine leistungsstarke Technik, die sich in Teilen oder ganzheitlich anwenden lässt. Für Unternehmen, das sie korrekt implementieren, bringt sie eine Reihe von Vorteilen. Dazu zählen:
- Verbesserte Produktivität: Prozessautomatisierung ist ein wichtiges Mittel zur Steigerung der Effizienz in Unternehmen. Sie nimmt Mitarbeitern manuelle und zeitraubende Aufgaben ab. Außerdem werden mehrere Prozesse in einen einzigen Workflow integriert. Dies entfernt Bottlenecks und kann die Produktivität des Unternehmens erheblich steigern.
- Größere Flexibilität: Die Automatisierung der Datenerfassung, -aggregation und -synthese kann, besonders bei großen Informationsmengen, zu einer fundierteren und schnelleren Entscheidungsfindung beitragen.
- Bessere Customer Experience: Mit optimierten Prozessen können Anfragen schnell und in größerem Umfang organisiert und beantwortet werden. Moderne Ansätze für die Verwaltung des Kundenerlebnisses führen Funktionen wie Chatbots in wichtigen Phasen des Prozesses ein. Diese ermöglichen es Kunden, schneller und ohne menschliche Hilfe zum nächsten Schritt zu gelangen.
- Erhöhte Compliance: Durch Automatisierung werden alle Prozesse mit Präzision und Regelmäßigkeit durchgeführt. Es werden keine Abstriche gemacht. Kein Schritt des Prozesses wird übersehen oder vergessen. Unabhängig davon, ob es sich um interne Richtlinien und Standards oder externe Vorschriften handelt, kann Prozessautomatisierung zu einer besseren Einhaltung von Vorschriften beitragen.
- Reduzierte Kosten: Unternehmen können Prozessautomatisierung zur Digitalisierung und Standardisierung von Prozessen nutzen. Dies gilt insbesondere für repetitive und personalintensive Aufgaben. Nach Angaben von Forrester können die Betriebskosten dadurch um bis zu 90% gesenkt werden.
- Besserer Einsatz des Personals: Die Eliminierung mühsamer, repetitiver Aufgaben ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf Aktivitäten zu konzentrieren, die dem Unternehmen einen Mehrwert bringen. Dies steigert sowohl die Zufriedenheit der Mitarbeiter als auch die Geschäftsergebnisse.
- Weniger Fehler: Fehler bei einer Bestellung oder eine falsche Adresse sind Probleme, die sich beheben lassen. Dennoch kosten sie wertvolle Zeit. Wenn sich Probleme auf das Kundenerlebnis auswirken, können sie negative Folgen für das gesamte Unternehmen haben. Prozessautomatisierung kann die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler minimieren und unnötige Nacharbeiten reduzieren.
Best Practices für die Implementierung von Prozessautomatisierung
Für eine Implementierung der Prozessautomatisierung gibt eine Vielzahl empfohlener Methoden. Im Großen und Ganzen lassen sie sich jedoch in fünf Kategorien unterteilen.
- Ziele: Jedes erfolgreiche Vorhaben zur Prozessautomatisierung muss mit klaren Zielen beginnen. Was möchten Sie mit Ihrer Prozessautomatisierung erreichen? Wie oben beschrieben, stehen oft Kostensenkungen, Verbesserungen der Kundenzufriedenheit oder Produktivität im Vordergrund.
- Chancen: Identifizieren Sie welche Bereiche in Ihrem Unternehmen am wahrscheinlichsten durch Prozessautomatisierung optimiert werden. Meist bieten die aufwändigsten Prozesse die besten Chancen für Verbesserungen. Ob sich diese Prozesse für eine Automatisierung eignen, zeigt eine Machbarkeitsstudie.
- Tools: Es stehen diverse Tools für die Prozessautomatisierung zur Verfügung, die von einfach bis komplex reichen. Dabei bietet jedes Tool sehr unterschiedliche Funktionen. Es ist daher wichtig zu recherchieren, welches sich am besten für Sie eignet. Wenden Sie die Erkenntnisse aus den ersten beiden Schritten an, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Vergleichen Sie verschiedene Prozessautomatisierungslösungen miteinander und stellen Sie sie Ihren Anforderungen gegenüber.
- Change Management: Jede Änderung in Ihren Geschäftsprozessen bedeutet auch eine neue Arbeitsweise. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams den Vorgang nachvollziehen und verstehen. Deloitte vertritt die Ansicht, dass „diejenigen, die den größten Nutzen aus der Automatisierung ziehen, zuvor eine unternehmensweite Transformation durchgeführt haben.“ Weiter heißt es, dass diese „in zukunftsweisenden, menschenzentrierten Strategien verwurzelt sein sollte“. Für einen reibungslosen Ablauf kann es erforderlich sein, Ihre Mitarbeiter von Anfang an einzubeziehen und für eine sorgfältige Kommunikation während des gesamten Prozessautomatisierungsprojekts zu sorgen.
- Überwachung und Evaluation: Regelmäßige Bewertungen der Automatisierungsinitiative sollten lange vor ihrer Implementierung beginnen. Welche Metriken müssen Sie einführen, um zu wissen, dass alles wie geplant läuft? Mit ihnen können Sie sicherstellen, dass ihre Initiative durchgehend Ihre ursprünglichen Geschäftsziele erfüllt.
Herausforderungen bei der Implementierung von Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung ist keine Lösung, die Sie einmal einführen und dann vergessen können. Unternehmen müssen die Effektivität der Automatisierung überwachen und regelmäßig evaluieren. Dadurch maximieren Sie Ihren ROI. BPM-Monitoring ist der ideale Weg, um Geschäftsprozesse zu messen und die Performance zu vergleichen. Es kann Duplikate oder repetitive Aufgaben aufspüren und Probleme identifizieren, die zu Leistungseinbußen führen. So können Sie konkrete Schritte unternehmen, um Verbesserungen umzusetzen, und Fortschritte zu verfolgen.
Die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung sind praktisch unbegrenzt. Obwohl die Implementierung von Prozessautomatisierung viele Vorteile haben kann, empfiehlt es sich, bestimmte Prozesse nicht zu automatisieren – insbesondere solche, die eine „menschliche Note“ erfordern. Letztlich sind nur sehr wenige Prozesse vollständig automatisiert. Die meisten erfordern eine menschliche Aufsicht oder Intervention. Aus diesem Grund müssen die Tools und Schnittstellen, mit denen Mitarbeiter automatisierte Prozesse verwalten, intuitiv und benutzerfreundlich sein.
Durch die Automatisierung einzelner Abteilungsprozesse lassen sich nur begrenzte Vorteile erzielen. Der wirkliche Nutzen ergibt sich aus der Automatisierung und Optimierung funktionsübergreifender Prozesse, die Abteilungen und Silos umfassen. Dennoch ist oft ein Kompromiss zwischen Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Erschwinglichkeit nötig. Viele Prozessautomatisierungs-Tools sind zwar günstig und benutzerfreundlich, lassen sich aber nicht über einzelne Abteilungen hinaus skalieren. Andere BPM-Tools wiederum verfügen über diese umfassendere Funktion, sind jedoch schwer zu bedienen und teuer.
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