"「Monadelphousでは、入社した人を単なる従業員ではなくMonadelphousファミリーとして迎え入れています。OutSystemsで開発したMonaWorkアプリは、このモットーに従い従業員エクスペリエンスを向上させるうえで役立っています」"
課題
情報の氾濫を解消し、全員にスケジュールどおり動いてもらうために
「シャットダウン」と呼ばれる保守プロジェクトは、Monadelphousのビジネスにおいて重要な部分を占めています。こうしたプロジェクトでは、様々な専門分野を持つ通常100人超のチームを編成し、派遣して宿泊させ、作業が終わり次第撤収させる必要があります。
プロジェクトは技術的な側面が大きく、このプロセスでは技能認定が重要視されます。鉱山などのプラントは遠隔地にあるため、ロジスティクスの手配だけでも大仕事です。Monadelphousの従業員管理チームは、こうしたプロジェクトを年間何百件も同時並行で進めています。
2018年、イノベーションプロジェクトマネージャーのAngus Hatton氏が従業員管理プロジェクトに加わりました。Hatton氏の使命は、派遣プロセスを効率化し、従業員エンゲージメントを改善することでした。
"「これまでのプロセスは自動化されていませんでした。効率を改善する大きなチャンスはたくさんありましたが、まずは従業員エクスペリエンスの改善を優先させることにしました」"
現行のスケジューリングプロセスを見ると、メールやテキストメッセージ、ボイスメールでのやりとりが多く、従業員管理チームから担当者に電話をかける必要もありました。「働き手市場の人材不足が深刻化していることを考えると、こうしたコミュニケーションを効率化して従業員エクスペリエンスを好転させることが特に重要だろうという結論に達しました」Hatton氏はそう言います。
この目標を達成すべく、現在MonaWorkとして知られている従業員アプリのビジョンが設定されました。
ソリューション
MonaWork—情報を一元化した従業員モバイルアプリ
MonaWork作成の目標は、作業に関連する連絡やスケジュールをすべてまとめた単一のアプリを従業員に提供することでした。アプリで今後の作業要件を確認して、ワンクリックでジョブを引き受けられるようにするのです。従業員のカレンダーは自動更新にします。また、何通ものメールをたどらなくても連絡事項、連絡先、移動手段、宿泊施設といった詳細を簡単に見つけられるようにします。
さらに、バックエンドでIFS ERPシステムと連携させる必要がありました。Monadelphousはパッケージ型のソリューションを探しましたが、ビジョンに合う既製のオプションは見つかりませんでした。そこで、カスタムアプリケーションを開発することにしました。
ラピッドプロトタイピングをサポートするツールを探していたチームの目に留まったのが、OutSystemsでした。2018年11月、チームの4人のメンバーは、無償のOutSystems Personal Environmentでの試作を開始しました。
Angus' main focus was architecture, while his engineering colleagues started exploring the front-end capabilities. Their exploration was made faster by using a template employee app that they downloaded from the OutSystems Forge.
Having used OutSystems to prototype a middleware layer between the ERP system and the front-end, the team was sure that they had an architectural approach that would provide the scalability and adaptability that the project required.
Monadelphousは2019年6月にOutSystemsユーザーになりました。初となるモバイルアプリ開発プロジェクトのリスクを軽減するために、MonadelphousはOutSystemsのパートナーであるNovata Solutionsの協力を得ることにしました。こうして2019年6月、Novata Solutionsの開発者3人がプロジェクトに加わりました。開発では、3か月にわたって4回のスプリントが行われました。広範なペネトレーションテストの後、2019年10月にアプリはリリースされました。
成果
MonaWorkがあらゆる情報を1箇所に集約
従業員管理チームはMonaWorkを段階的に展開し、ユーザーのフィードバックを取り入れながら数週間ごとに新機能を追加していっています。モバイルアプリだけでなくリアクティブWebアプリも用意したことで、どのデバイスからでも簡単にアクセスできます。
「これまでのところ、このアプリについては肯定的なフィードバックを得ています」とHatton氏は言います。
「とても気に入っています。こんなアプリをずっと待っていました。作業の情報がすべて1箇所にまとまっているのでメールなどを調べる必要がなくなり、最高です。
2020年6月19日
MonaWorkが全面的に展開されれば、年間20,000件以上の派遣に対応できるようになる予定です。また、これまで必要だったメール、ボイスメール、テキストメッセージの件数も大幅に削減されることになります。
MonaWorkの主な機能は以下のとおりです。
- Monadelphousニュース – 従業員に、全社のニュースやイベントに関する最新情報を届けます。
- ジョブ – 従業員は、24時間いつでもジョブを引き受けられます。スケジュールに変更があれば通知が届きます。
- 出張 – 日程、航空便、主要連絡先、現場、宿泊施設など、ジョブに関する詳細情報すべてを1箇所で確認できます。
- トレーニング – 自分に関係のある利用可能なトレーニングコースを確認し、すぐに登録できます。
- 資格・免許 – 技能や資格を簡単に登録できます。「高所作業」や「フォークリフト運転技能者」などの証明書は、スマホやブラウザから直接アップロードできます。
- 予定 – 薬物・アルコール検査、診療予約などの予定を表示できます。
- カレンダーの同期 – 確定済みのジョブや提示されているジョブを確認し、簡単に休暇を申請できます。職務が追加されたり変更されたりするたびに、カレンダーが自動で更新されます。
- 連絡先 – 従業員管理チームの主要な連絡先と簡単に連絡をとることができます。