Zoll Experts: High-Performance Low-Code senkt Barriere zur Umsetzung innovativer Ideen

Herausforderung

Digitalisierung manueller Zollprozesse

Tagtäglich werden Waren von einem Ort zum nächsten transportiert. Sie kommen in LKWs über Straßen, in Containerschiffen über das Meer oder auch im Frachtflugzeug auf dem Luftweg – und überqueren damit oftmals Ländergrenzen. Sobald das passiert, steht der Zoll auf der Matte. Vor welchen bürokratischen Herausforderungen importierende und exportierende Unternehmen hierbei stehen, weiß David Siegel nur zu gut. Er verfügt über mehr als zehn Jahre Erfahrung in der Außenhandelsberatung und kennt damit auch die langwierigen, manuellen Prozesse, die erforderlich sind, um beispielsweise Waren erfolgreich in Deutschland einzuführen. Vieles erfolgt über Papierrechnungen und -bescheide, die Mitarbeitende in Unternehmen tagelang beschäftigen. Um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Außenhandels- und Zollprozesse zu optimieren, hat Siegel im April dieses Jahres das Beratungsunternehmen Zoll Experts ins Leben gerufen. In den Gesprächen mit seinen Kunden wurde ihm eins immer klarer: Um das aus verschiedenen kleinen Teilprozessen bestehende Zollverfahren zu vereinfachen, sind digitale Anwendungen erforderlich.

Als neu gegründetes und selbstfinanziertes Start-up ohne eigenes IT-Team oder Programmiererfahrung wäre eine klassische High-Code-Entwicklung viel zu kostspielig gewesen. Gleichzeitig war der Zeitfaktor entscheidend. „Was die Softwareapplikationen angeht, ist das Thema Zoll und Außenhandel tatsächlich vernachlässigt. Es gibt ein paar wenige große Softwareanbieter in der Branche, deren Applikationen nur Teillösungen bieten“, erklärt David Siegel, Geschäftsführer von Zoll Experts. „Mein Ansatz ist es, stattdessen genau auf die akuten Bedürfnisse der Kunden zu reagieren und so schnell wie möglich Anwendungen zu entwickeln, die ihre kleinen und mittelgroßen Probleme lösen. Eben jene Probleme, die man heute in Excel bearbeitet und nur manuell mit viel Zeitaufwand bewältigt.“

Lösung

Kosteneffiziente Entwicklung auf Basis von High-Performance Low-Code

Um seine Ideen zur Verbesserung der kleinteiligen und komplexen Zollprozesse so schnell wie möglich umzusetzen und auf den Markt zu bringen, war die Entwicklung über Low-Code für David Siegel die einzige Möglichkeit. Er hatte sich eingehend über die Technologie informiert, die einen umfangreichen Baukasten vorgefertigter Module zur Verfügung stellt. Mit diesen Modulen können Unternehmen maßgeschneiderte Anwendungen konfigurieren, was den Entwicklungsprozess in der Praxis erheblich beschleunigt.

„Ich testete eine Low-Code-Plattform selbst aus und stellte schnell fest, dass ich mit ihr an die Grenzen der Machbarkeit stoße. Mir wurde empfohlen, dass ich mir über Umwege noch zusätzliche Funktionen programmieren lasse. Das kam für die einzelnen Prozesse, die ich mit kleinen Anwendungen abdecken wollte, jedoch nicht in Frage und so kam ich zu dem Schluss, dass eben diese Plattform nicht die richtige Low-Code-Plattform für mich sein konnte“, so Siegel.

Schließlich wurde er auf OutSystems als Marktführer im Bereich High-Performance Low-Code aufmerksam und der damit verbundenen Möglichkeit auch anspruchsvolle, geschäftskritische Anwendungen zu entwickeln. „Ich wollte Apps entwickeln, die schwierige, manuelle Prozesse im Zoll abbilden sowie automatisieren und die es so noch nicht auf dem Markt gab. Ich hatte eine Vorstellung davon, welche einzelnen Schritte die Anwendungen abbilden sollten, aber ich hatte kein Bild davon, wie die Bedienung konkret aussehen sollte“, erklärt Siegel. „Wichtig war mir daher, dass die Technologie ergebnisoffen und flexibel ist – genau das verspricht die Plattform von OutSystems.“

Siegel schrieb sein Projekt konkret zur Entwicklung in OutSystems aus, sprach mit mehreren OutSystems-Partnern und evaluierte mit ihnen die Umsetzung seiner Ideen.

Letztendlich überzeugte ihn der IT-Dienstleister S&D. Das saarländische Unternehmen hat sich auf den Low-Code-Ansatz spezialisiert und arbeitet bereits seit 2018 mit OutSystems zusammen. Vorgänge in Unternehmen zu automatisieren und digitalisieren ist das Kernanliegen des IT-Dienstleisters, welches es auch schon in zahlreichen Low-Code-Projekten erfolgreich umsetzen konnte. 2022 wurde S&D von OutSystems dafür als Partner des Jahres ausgezeichnet. Ohne eigene technische Expertise war es David Siegel wichtig, einen IT-Partner an seiner Seite zu haben, der die Entwicklung des Projekts eigenständig stemmen konnte. Mit zwei Low-Code-erfahrenen Entwicklern von S&D konnte Zoll Experts schließlich in kürzester Zeit und mit möglichst geringen Kosten zwei innovative Anwendungen entwickeln.

Ergebnisse

Zwei innovative Anwendungen in sechs Monaten

Im April 2023, kurz nach der Gründung von Zoll Experts, begann David Siegel mit der Anwendungsentwicklung auf OutSystems und konnte innerhalb von nur sechs Monaten zwei aufeinander aufbauende Applikationen mithilfe von High-Performance Low-Code umsetzen. Die technische Entwicklung lag dabei vollständig in den Händen von S&D, während Siegel die übergeordnete Geschäftsidee und die fachliche Korrektheit im Auge behielt. Dementsprechend eng und verzahnt war die Zusammenarbeit mit wöchentlichen Sprints, in denen jeweils ein Meilenstein umgesetzt wurde.

„Xpert Positionierungsliste“ – Rechnungsdaten digitalisieren

Die erste Anwendung, die David Siegel mit S&D auf der High-Performance Low-Code Plattform von OutSystems in den ersten zwei Monaten umsetzte, war eine cloudbasierte Lösung zur Digitalisierung der Positionierungsliste für die Zollanmeldung. In der Regel sind Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Importen unterschiedlichster Artikel konfrontiert. Die Positionierungsliste wird dabei aus allen Handelsrechnungen geschaffen, die einer Lieferung beiliegen. „Ein Seecontainer mit Ersatzteilen für Autos, der von den USA nach Deutschland fährt, hat manchmal auch mehrere tausend Seiten an ausgedruckten Rechnungen mit an Bord. Für die Zollanmeldung bedeutet das, dass jemand diese Seiten abtippen muss, um eine Datenbasis für die Positionierungsliste zu schaffen“, erklärt Siegel. „Mit unserer Software Xpert Positionierungsliste gehört die manuelle Erstellung dieser Listen der Vergangenheit an.“

Mit „Xpert Positionierungsliste“ kann die Zollabteilung eines Unternehmens Rechnungen im PDF-Format über eine Schnittstelle hochladen und digitalisieren. Um eine manuelle Zuordnung der Zolltarifnummern zum Material zu vermeiden, hat Zoll Experts mit OutSystems einen intelligenten Suchalgorithmus entwickelt. Dieser sucht automatisch nach Materialnummern in den Stammdaten und ordnet die richtige Zolltarifnummer zu. Die fertige Positionierungsliste lässt sich als Excel-Datei aus der Anwendung exportieren und dem Zollagenten oder Spediteur übermitteln. Auf diese Weise vermeiden Unternehmen kostspielige Fehler bei der Zollanmeldung und sparen in der Regel 70 Prozent der Bearbeitungszeit sowie 30 Prozent der Kosten.

„Xpert Einfuhrabgabenbescheid“ – interne Revisionen automatisieren

Auf der Anwendung „Xpert Positionierungsliste“ baut die deutlich komplexere Lösung „Xpert Einfuhrabgabenbescheid“ auf, die vier Monate der sechsmonatigen Entwicklungszeit in Anspruch nahm und sich aktuell in der Testphase befindet. Nach der Zollfreigabe erhalten Unternehmen einen oft 50 bis 60 Seiten langen Bescheid mit den zu zahlenden Steuern, den sogenannten Einfuhrabgabenbescheid. Dieser basiert auf der Positionierungsliste, die vom importierenden Unternehmen erstellt wurde. „Die Verantwortung für die Richtigkeit des Bescheids liegt hier beim Importeur. Stellt sich heraus, dass falsche Angaben gemacht wurden, handelt es sich schnell um Zollhinterziehung und damit um einen Fall fürs Strafrecht“, so Siegel. „Um diesen Tatbestand von sich abweisen zu können, muss der Importeur den Bescheid prüfen und protokollieren – was in der Regel noch immer manuell stattfindet.“

Die Anwendung „Xpert Einfuhrabgabenbescheid“ von Zoll Experts soll hier Abhilfe schaffen: Sie nimmt mit den Daten des Bescheids eine automatische Plausibilitätsprüfung vor, indem sie diese mit den Rechnungsdaten aus der ersten Anwendung vergleicht. Dadurch werden automatisch Abweichungen berechnet und ein professioneller Nacherhebungs- oder Erstattungsantrag erstellt, den Unternehmen direkt an das zuständige Hauptzollamt versenden können. „Unsere Kunden können durch die Nutzung der Anwendung mehrere und komplexere Einfuhrabgabenbescheide in kürzerer Zeit bearbeiten und prüfen. Ein Prüfaufwand von vier Stunden kann sich so schnell auf 15 Minuten reduzieren“, so Siegel.

Beide Anwendungen zielen darauf ab, die Arbeit der Zollabteilungen in Unternehmen erheblich zu vereinfachen. Damit trifft Zoll Experts genau den Nerv der Kunden: „Generell verspüren wir für beide Anwendungen großes Interesse – die Nachfrage in unserem Kundenstamm ist sehr hoch. Bis Ende 2024 sollten wir bei Zoll Experts unseren Return on Invest erreichen“, fasst Siegel zusammen.

Ausblick

Zusätzlich zu den bereits entwickelten Anwendungen will David Siegel bei Zoll Experts weitere Prozesse in der Zollabwicklung über die Plattform von OutSystems digitalisieren. Aktuell sind zwei neue Lösungen in Planung.

„Es hat wirklich Spaß gemacht, die bisherige Entwicklung zu verfolgen und zu sehen, wie sich S&D immer mehr in das sehr komplexe Thema Zoll eingearbeitet hat. Mit OutSystems konnten wir alle Funktionalitäten einfach, schnell und kostengünstig umsetzen. Vor allem das Versprechen einer ergebnisoffenen Entwicklung wurde klar eingehalten“, freut sich Siegel. „Hätte es OutSystems nicht gegeben, wäre das für mich als Start-up ein Showstopper gewesen. Ich hätte meine Geschäftsidee ganz anders aufsetzen müssen und vielleicht auch die Unterstützung von Investoren gebraucht. Wahrscheinlich hätte ich die Lösungen so nicht umsetzen können, weil ich am Ende nicht bereit gewesen wäre, dieses Risiko einzugehen“. Mit High-Performance Low-Code wurden so innovative Anwendungen entwickelt, die den Außenhandel und Zoll nachhaltig vereinfachen – und weitere werden folgen.