Redington Gulf, ein milliardenschwerer IT-Distributor, wollte seinen komplexen, manuellen Ansatz für das Rabattprogrammmanagement modernisieren. Da es keine schnelle und kosteneffiziente Möglichkeit gab, die eigenen Core-Systeme zu ändern, entschied sich das Unternehmen, diese Systeme zu ergänzen. Mit OutSystems entwickelte es in nur drei Wochen eine RPA-gestützte App. Die neue Applikation hat die Effizienz und Genauigkeit der Dateneingabe im Team erhöht und für zufriedene Anwender gesorgt. Dadurch bietet sie eine bewährte Vorlage für künftige Prozessverbesserungen.
>2x schnellere Entwicklung
Erste Nutzung nach nur drei Wochen
33% weniger Zeitaufwand für Dateneingabe
Teure SAP-Anpassungen vermieden
„Mit OutSystems können wir Anwendern überall eine moderne, umfassende, mobile Benutzeroberfläche bieten – und gleichzeitig für eine einfache Wartbarkeit unserer Backend-Systeme sorgen.“
Herausforderung – Redington Gulf vertreibt führende Technologiemarken im gesamten Nahen Osten und Afrika. Wie in vielen anderen Unternehmen hatten schwer zu ändernde Software-Pakete auch bei Redington zu mehreren arbeitsintensiven manuellen Prozessen geführt. Denn Änderungen an der Standard-ERP-Software würden zu lange dauern.
Sunil D'Souza, Chief Technology Officer, erklärt: „2006 haben wir beschlossen, unser gesamtes Unternehmen auf einer einzigen Plattform – SAP – zu vereinen.“ Auch wenn dies Vorteile brachte, stellten D'Souza und sein Team fest, dass es mit zunehmendem Anforderungen immer schwieriger wurde, allen Mitarbeitern Zugang zu den benötigten Informationen zu verschaffen. Die Anpassung war zeit- und ressourcenaufwändig und erschwerte spätere Upgrades.
Ein Beispiel dafür ist das Rabattmanagementprogramm des Unternehmens. Das Geschäftsmodell von Redington beruht auf dem Verkauf von Technologien zu einem höheren als dem gezahlten Preis. Das mag einfach klingen – doch konstante Innovationen von Herstellern führen oft zu Preissenkungen, die es Händlern unmöglich machen, die vorhandenen Bestände mit Gewinn zu verkaufen.
Um dieses Problem zu lösen, bieten die Hersteller Rabattprogramme an, bei denen Händler für den Verkauf bestimmter Produkte an qualifizierte Kunden Rabatte erhalten können. Die Verwaltung der Rabatte war für Redington jedoch extrem schwierig, da das Unternehmen mit Hunderten Herstellern zu tun hatte und die Rabatte sich immer wieder änderten.
Da Redington nur begrenzt in der Lage war, seine Core-Systeme anzupassen, war das Unternehmen auf ein Team aus 11 Vollzeitkräften und eine fehleranfällige manuelle Dateneingabe angewiesen, um den Überblick über die jeweils aktiven Programme zu behalten.
Lösung – 2016 suchte Redington nach einer Plattform für schnelle Applikationsentwicklung (RPA). „Wir wollten ein System finden, das zusammen mit SAP funktioniert, um die gewünschten modernen Workflows zu erhalten“, sagt D'Souza. Nach einem erfolgreichen Proof of Concept mit den SAP-Daten des Unternehmens investierte Redington in OutSystems. Der erste wichtige Test des neuen Ansatzes war die Überarbeitung des Rabattprogrammmanagements.
OEMs teilen die Details des Rabattprogramms via PDFs, E-Mail, EDI oder über ein Portal. Bisher musste das Rabattprogramm-Team die Daten manuell aus den PDF-Dateien extrahieren und in Excel-Tabellen eingeben, die bei jeder Änderung des Programms zu aktualisieren waren. Bei manchen Programmen gab es 120 Versionen in nur 90 Tagen.
Durch die Kombination von OutSystems mit RPA haben die Entwickler von Redington eine App entwickelt, die diesen Prozess transformiert hat und in nur drei Wochen eingeführt war. Mit traditionellen Tools hätte es acht Wochen bis zum ersten Release gedauert. Jetzt werden die E-Mails und PDFs der OEMs automatisch gelesen und die Daten in die Excel-Tabellen übertragen. OutSystems steuert die Geschäftslogik, validiert die Daten und präsentiert sie in einer modernen, mobilfreundlichen Benutzeroberfläche.
Ergebnisse – Zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Artikels nutzt Redington seine neue App, um die Rabattprogramme seiner vier wichtigsten OEMs zu verwalten. Dadurch hat sich die Zeit, die das Rabattverwaltungs-Team mit der Dateneingabe verbringt, bereits um ein Drittel verringert. Im Zuge der Umstellung der übrigen Rabattprogramme rechnet Redington mit einer noch größeren Zeitersparnis. D'Souza erklärt: „Wir erwarten, dass wir in den nächsten Quartalen immer weniger Zeit und Mühe auf die Dateneingabe verwenden werden.“
Die App hat auch die Datengenauigkeit verbessert und Redington ermöglicht, Diskrepanzen zwischen eigenen Aufzeichnungen und denen seiner OEMs zu beheben. Gleichzeitig hat sie die betriebliche Transparenz verbessert. Durch die Integration mit SAP kann die App zum Beispiel das Business-Team benachrichtigen, wenn mehr Einheiten verkauft werden, als die Rabattprogramme erlauben. So lassen sich verlustbehaftete Verkäufe verhindern.
Ebenfalls wichtige Vorteile brachte die Möglichkeit, Prozesse neu zu gestalten, um die End-to-End-Effizienz zu steigern. Rabattmanager können jetzt alle wichtigen Programmdetails einsehen und Lieferantengutschriften über ein einziges Dashboard und von jedem Gerät aus erstellen und verwalten.
Redingtons Entwicklerteam ist ebenfalls zufrieden. Trotz anfänglicher Bedenken, sich von einem .NET-Ansatz zu lösen, hat sich das Team schnell an Low-Code gewöhnt. Srinivasan CR, General Manager, BTIS erklärt: „Wir haben zwei Entwickler, die für OutSystems zertifiziert sind, und weitere drei, die an OutSystems-Projekten arbeiten. Wenn ich ihnen sagen würde: 'Das war's, ihr müsst wieder .NET verwenden', würde das keiner von ihnen tun.“
Das Unternehmen möchte den Erfolg mit der App zur Verwaltung von Rabattprogrammen nun als Vorlage für künftige Prozessoptimierungen nutzen. „Mit OutSystems können wir Geschäftsprozesse transformieren und gleichzeitig für übersichtliche Core-Systeme sorgen“, sagt D'Souza. „Und alle sind von unserem neuen Tempo stark beeindruckt.“
