Prozesse sind der Kern eines Unternehmens. Sie existieren in jeder Abteilung und in jedem Team, und sie sind entscheidend für das Ergebnis jeglicher Handlungen. Geschäftsprozesse sind eine Art Blaupause, die die Pfade und den Fluss von Aktivitäten innerhalb und zwischen verschiedenen Geschäftsfunktionen definiert. Auf diesen Pfaden von Punkt „A“ zu Punkt „B“ zu gelangen – und dies so effizient wie möglich –, bedarf einer gewissen Anstrengung. Es braucht Zeit, Ressourcen und gute Planung, um eine solide Blaupause und reibungslose Abläufe zu erstellen. Hier kommt das Business Process Management oder Geschäftsprozessmanagement ins Spiel.

Wie Sie Ihr Business Process Management optimieren 

Was ist Business Process Management?

Business Process Management (BPM) ist die Praxis des Entwerfens, Ausführens, Überwachens und Optimierens von Geschäftsprozessen. Es ist eine Methode (kein Produkt), die Ihr Unternehmen wie eine gut geölte Maschine funktionieren lässt. Richtig angewandt, geht sie auch mit der Absicht einer kontinuierlichen Verbesserung einher.

Immer wieder wird BPM mit einer einfachen Workflow-Automatisierung verwechselt. BPM, das seinen Namen verdient, sollte sich jedoch auf das Erreichen von Ergebnissen (wie Prozessverbesserungen oder Effizienzsteigerungen) konzentrieren und muss den gesamten vorhandenen End-to-End-Prozess berücksichtigen. Prozesse können strukturiert sein und einen vorhersehbaren Weg von Anfang bis Ende haben. Sie können aber auch unstrukturiert sein und einen weniger vorhersehbaren Weg zu einem Ziel haben. Natürlich eignen sich Prozesse oder Workflows, die strukturiert und wiederholbar sind, besonders gut für eine Automatisierung.

Automatisierung ist durch Tools wie BPM-Software möglich, die die Applikationsentwicklung von Technologielösungen zur Durchführung von Geschäftsprozessen unterstützt. Schauen Sie sich in diesem Blog um, um mehr über BPM-Software in ihrer aktuellen Form zu erfahren.

Vorteile von Business Process Management

Richtig durchgeführt kann BPM Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen. Dazu zählen:

  • Kosteneffizienz: Durch die Optimierung von Abläufen und Zusammenarbeit sowie die Reduzierung von Doppelarbeit können Unternehmen ihre Kosten senken und gleichzeitig ihre Produktivität verbessern.
  • Gesteigerte Produktivität: Die Praxis des BPM führt häufig zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, zur Beseitigung von Engpässen und zur Reduzierung unnötiger Schritte.
  • Höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit: Anstatt Zeit mit langweiligen und repetitiven Aufgaben zu verbringen, können Mitarbeiter mehr Zeit mit Dingen verbringen, die für Unternehmen und Kunden von Wert sind.
  • Stärkere Unternehmensstrategie: Durch die Ausrichtung von BPM an den Geschäftsergebnissen können Unternehmen ihre Gesamtleistung verbessern und ihre Ressourcen optimieren.

Warum ist Business Process Management wichtig?

Beim Business Process Management geht es darum, Geschäfte so effizient wie möglich abzuwickeln. Das kann mehrere Formen annehmen: die Optimierung der Ressourcenzuteilung, der Beseitigung von Engpässen, die Reduzierung von Prozessduplikation, die Beschleunigung von Transaktionen usw. Der Einsatz dieser ergebnisorientierten Methodik hilft Unternehmen dabei, sowohl Betriebsabläufe als auch die Zahlen zu verbessern. Das schafft die Voraussetzungen dafür, vom Markt beeinflusste Turbulenzen zu überstehen.

Anwendungsfälle/Beispiele

Die Bandbreite der Anwendungsfälle für Business Process Management ist groß. Die Methodik lässt sich auf fast jeden Workflow oder jede Funktion anwenden, um eine größere Effizienz und Prozessverbesserung zu erreichen. Einige Beispiele für Anwendungsfälle sind:

  • Genehmigung von Ausgaben
  • Reiseantrag
  • Bestandsverwaltung
  • Erfüllung einer Bestellung
  • Antrag auf Kreditkarte
  • Onboarding von Mitarbeitern

Lebenszyklus des Business Process Managements

Wie aus der oben genannten Definition hervorgeht, erfolgt Business Process Management in einem kontinuierlichen Zyklus. Dabei gehen die Meinungen über die Benennung und Granularität der einzelnen Stufen oft auseinander. Meiner Meinung nach fassen die folgenden Schritte den Lebenszyklus gut zusammen:

Design – Identifizieren Sie sowohl bestehende Prozesse als auch Bereiche für Verbesserungen. Bilden Sie den Arbeitsfluss zwischen Menschen und Systemen ab und evaluieren Sie eventuelle Abhängigkeiten oder Übergaben.

Ausführen – Führen Sie die im vorherigen Schritt identifizierten und entworfenen Prozesse aus. Dies kann manuell oder durch Automatisierung erfolgen.

Überwachen – Verfolgen Sie Prozesse, um über deren Status und Leistung auf dem Laufenden zu bleiben. Kennzeichnen Sie Bereiche, die eine unterdurchschnittliche Leistung aufweisen oder potenzielle Bottlenecks sind.

Optimieren – Nutzen Sie die in der Überwachungsphase gesammelten Informationen für Prozessverbesserungen, um Kosteneinsparungen oder eine höhere Effizienz zu erzielen.

Business Process Management – Lebenszyklus

Der Markt für Business Process Management

Damit keine Missverständnisse entstehen: BPM ist eine Praxis, kein Markt. Es gibt BPMS-Anbieter, die Tools zur Unterstützung dieser Praxis anbieten. Darüber hinaus gibt es auch Anbieter, die ein Set aus Tools für ein breiteres Spektrum von Anwendungsfällen, einschließlich BPM, zur Verfügung stellen. Ein gutes Beispiel für letzteres ist Low-Code-Technologie.

Verwendung von Low-Code als Lösung für BPM

Low-Code-Plattformen wie OutSystems verringern die Komplexität der Entwicklung durch konfigurierbare Tools, Ressourcen und wiederverwendbare Komponenten. Auf diese Weise kann Ihr Team über eine eingebaute Workflow-Engine einfache oder komplexe BPM-Lösungen mit minimalem Aufwand schnell erstellen oder ändern – ohne sich über die verschiedenen Schritte zur Modellierung und Implementierung von Geschäftsprozessen Gedanken machen zu müssen. Wenn Sie sehen möchten, wie dies funktioniert, empfehle ich Ihnen dieses kurze Webinar über die Erstellung von Workflows und komplexer Logik mit einer Low-Code-Plattform.

Inzwischen fragen Sie sich vielleicht: Was ist der Vorteil einer Low-Code-Lösung gegenüber eines herkömmlichen BPM-Tools? Hier ist eine Zusammenfassung, was Sie mit Low-Code für BPM tun können:

  • Erstellen und liefern Sie digitale Prozesse 10x schneller als mit herkömmlichen Entwicklungsmethoden an das Unternehmen. So können Sie Ihre Prozesse innerhalb von Tagen statt Monaten (oder Jahren) erstellen und nutzen.
  • Bauen Sie kundenzentrierte Prozesse auf, die tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen und zugleich interne Silos eliminieren sowie Tools ersetzen, die Erlebnisse Ihrer Kunden einschränken.
  • Testen, messen und experimentieren Sie mit neuen Geschäftsprozessen und -modellen, erstellen Sie mühelos minimal praktikable Prozesse und sammeln Sie Erkenntnisse, die eine kontinuierliche Verbesserung unterstützen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Low-Code automatisieren und optimieren können? Auf unserer Seite OutSystems für Business Process Management finden Sie weitere Infos.