限界を迎えたExcelによる手続管理プロセスを OutSystemsによる内製で迅速にシステム化

課題

事業成長で手続管理の運用に限界
ローコードによる内製でのシステム化を検討

2002年設立のエル・ティー・エス(以下、LTS)は、DXを目指す企業の変革を支援するコンサルティングビジネスを展開している。近年の企業におけるデジタル活用への関心の高まりを受け、同社のビジネスも急速な拡大を見せている。

「この10年で、売上規模も、社員数も10倍以上に拡大しています」と話すのは、LTSの執行役員である山本政樹氏だ。ビジネスと企業規模の急成長に伴い、同社では課題も持ち上がっていた。そのひとつは、個々のプロジェクトに関連した社内手続の煩雑化だ。

LTSでは、サービスを提供する顧客企業との間で、プロジェクト単位での契約を行う。あるプロジェクトがスタートすると、それに合わせて、社内でプロジェクト遂行のためのさまざまな「手続」が発生する。この手続には、作業に必要なIT環境の準備、情報セキュリティに関わるチェック項目の確認、お客様からの貸与品の管理、案件ごとのナレッジ管理、顧客満足度調査といった、さまざまな要素が含まれる。同社では創業以来、こうした社内手続に関わる申請や対応の仕組みを、Excel のファイルベースで運用していたという。

「販売管理や会計といった基幹業務については、2016年にパッケージを導入してシステム化を行っていました。一方で、社内手続に関わるプロセスについては、引き続きExcelでの運用を続けていました。しかし、案件数や規模の増加に伴い、そのやり方にも限界が来ていました。申請や処理の作業が煩雑化し、その結果として必要な手続が正しく行われないことで、機密情報の管理が適切に行えなくなるリスクも高まっていました」(山本氏)

同社では、Excelによる手続管理から脱却し、その運用プロセスを、基幹システム上の契約情報と結びつけて体系化するためのシステム化を検討する。ただ、手続管理のプロセスは、比較的短い期間で頻繁に内容が変わる。加えて、顧客との「契約」と、手続が発生する「プロジェクト」とは、必ずしも1対1で対応するとは限らない。こうした、同社ならではの業務要求に、柔軟に対応できる仕組みが必要だった。

ソリューション

スクラムによる少人数での開発を実施
生産性の高さを生かし約3カ月半でリリースへ

手続管理システムを構築するプラットフォームとして、OutSystemsを活用することは、「今回のプロジェクト以前から念頭にあった」と山本氏は言う。

「BPMや関連したITソリューションを提案する事業を行っていることもあり、ローコード/ノーコード開発環境についても、長期にわたり市場動向を見てきました。OutSystemsについては、以前からツールの機能や設計思想を把握しており、実際にお客様のBPM活動の基盤に採用されているケースを見る機会などもありました。そうした中で、いずれLTSで内製する機会があれば、OutSystemsを使うべきだろうと感じていました」(山本氏)

同社では、OutSystemsとスクラムによる開発手法の組み合わせで、手続管理システムを内製することを決定。パートナーのBlueMemeによる約1カ月のブートキャンプを受講後、2021年8月中旬より、本格的な開発プロジェクトがスタートした。プロジェクトメンバーは、山本氏を含むプロダクトオーナー2人、スクラムマスター1人、子会社のソフテックに所属する開発担当者2 人の、計5 人体制だ。BlueMeme は、開発開始後も継続して技術支援を行っている。

このプロジェクトには、初回リリースまでの明確な期限が設定されていた。2021年12月に、手続管理とも連携が必要な、案件データ管理用の共有ファイルサーバをクラウドサービスへ移行する計画があり、そのタイミングに合わせてリリースする必要があったためだ。つまり、約4カ月の短期間で初回リリースにこぎ着ける必要があった。

OutSystemsでの開発作業は、スクラムの方法論にのっとって進められた。2人の開発担当者は、1人がコーディングやウォーターフォール手法での開発経験があるエンジニア、もう1人は開発経験が前者よりも少ない担当者という組み合わせだったという。

このプロジェクトでスクラムマスターを務めた、LTSビジネスコンサルティング第1部の坂口沙織氏によれば、「過去に開発経験のあるメンバーは“トラディショナルな環境と開発手法で同じことをやろうとすると、2倍くらいの時間が必要だったのではないか”と印象を話していました。もう1人の担当者も“先輩エンジニアが作ったビジネスロジックが、ビジュアルに表現されることで非常に理解しやすく、ミスも起こりにくいと感じた”と、OutSystemsのビジュアル環境が開発効率や品質の向上に寄与していることを評価していました」という。

作業は順調に進み、開発開始から約3カ月半で初回リリースが行われた。プロダクトオーナーの山本氏も、今回のプロジェクトでOutSystemsとスクラム開発との相性の良さを実感したという。